Trabalha com agendamentos? Saiba como facilitar o processo
Aliado a um bom produto ou serviço, ter um atendimento de excelência logo na recepção pode fazer da sua empresa uma referência na sua área de atuação. Assim sendo, otimizar o sistema de agendamentos pode trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.
Falamos do aproveitamento do tempo dos profissionais que dependem da agenda, como também na promoção da fidelização dos clientes ao seu negócio.
Se está cansado de sofrer com problemas relativos aos agendamentos, então continue a ler este artigo, pois trazemos-lhe 5 dicas que vão facilitar o processo.
Agendamentos: 5 dicas para otimizar o seu sistema
As agendas em papel estão a tornar-se cada vez mais obsoletas. E, em contrapartida, o agendamento online está a tornar-se cada vez mais popular dentro das empresas.
Existem já diversas ferramentas e tecnologias que trazem benefícios e tornam o processo de agendamentos mais eficaz.
Alguns dos benefícios na adoção dos agendamentos online são:
· Redução até 80% dos custos com o agendamento
· Comodidade ao paciente ou cliente
· Diminuição do tempo médio de atendimento
A seguir, trazemos 5 dicas capazes de otimizar o seu sistema.
1 – Utilize uma agenda online
Utilizar uma agenda virtual é o primeiro passo para a otimização do agendamento de compromissos ou consultas numa empresa.
Ela permite maior organização dos horários e facilita a pesquisa de vagas na hora de marcar novos clientes. Isso simplifica os processos e evita que marque duas pessoas para o mesmo horário.
Além disso, ao oferecer a opção de agendamento online, o próprio cliente pode aceder à agenda e fazer a marcação.
O mercado conta com plataformas bastante intuitivas. Isso significa que a marcação dos horários não é nada complicada. E, até mesmo as pessoas mais distantes da tecnologia conseguem adaptar-se facilmente à ferramenta.
2 – Otimize o processo de confirmação de agendamentos
Um problema comum entre os profissionais que trabalham com o agendamento de horários é a falta dos clientes sem aviso prévio. Quando o cliente não aparece, o horário reservado para o seu atendimento não pode ser preenchido a tempo.
Para diminuir essa ocorrência, muitas clínicas e empresas costumam ligar ao cliente no dia anterior para fazer a confirmação.
Apesar de ser efetiva, a ligação toma tempo de trabalho a quem faz a ligação e ainda podem acontecer imprevistos na data marcada.
A solução é utilizar um sistema com envio automatizado de mensagens SMS, WhatsApp ou e-mail.
Dessa forma, o paciente pode responder rapidamente se poderá comparecer ou não e a agenda é atualizada automaticamente.
3 – Reduza o tempo de espera
Utilize ferramentas que facilitem a gestão de informações e automatize processos para que o atendimento seja o mais breve possível.
O tempo de espera para ser atendido é um dos pontos que geram mais insatisfação entre os clientes.
4 – Digitalize as fichas de pacientes
Evite o uso de papel. Preencher fichas manuais é coisa do passado. Opte sempre pela utilização de softwares para o registo dos pacientes.
Esse tipo de registo evita perdas de documentos, proporciona a redução do uso de papel, e ainda facilita na integração das informações entre todos os setores que precisam de acesso às informações do cliente.
5 – Antecipe dúvidas e evite agendamentos desnecessários
Muitas pessoas entram em contato com uma empresa para sanar uma dúvida simples. Isso acaba por tomar tempo desnecessário.
O melhor a fazer é antecipar as dúvidas dos clientes. E, para isso, pode utilizar a tecnologia para fornecer as respostas às principais dúvidas dos seus clientes.
Para isso, pode criar uma página de perguntas frequentes (FAQ) no site da empresa, bem como ter perfis nas redes sociais sempre atualizados com novas informações.
Seguindo estes passos será muito mais fácil organizar e otimizar o seu processo de agendamentos, gerando mais produtividade e lucro para a sua empresa.